Arbeitszeiterfassung Pflicht im Handwerk: Was Betriebe jetzt umsetzen müssen

Die Pflicht gilt bereits – nicht erst mit dem neuen Gesetz

In vielen Handwerksbetrieben hält sich ein Missverständnis: Man warte noch ab, bis "das Gesetz zur Zeiterfassung" kommt. Bis dahin reiche der Stundenzettel auf Papier, oder auch gar nichts.

Das ist falsch. Die Pflicht, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, besteht schon heute. Sie ergibt sich nicht aus einem neuen Gesetz, sondern aus geltendem Arbeitsschutzrecht. Und für das Bauhandwerk kommen Aufzeichnungspflichten hinzu, die noch deutlich älter sind und vom Zoll geprüft werden.

Wer wartet, riskiert also nichts Abstraktes in der Zukunft, sondern hat heute eine Lücke. Dieser Artikel ordnet die Rechtslage, zeigt, was konkret erfasst werden muss, und beschreibt, woran Papierzettel im Handwerk scheitern.

Woher die Pflicht kommt

Der EuGH 2019: objektiv, verlässlich, zugänglich

Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18, bekannt als "CCOO"-Entscheidung. Der Gerichtshof entschied: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.

Drei Begriffe, die man sich merken sollte. Objektiv heißt: nicht die grobe Erinnerung am Monatsende. Verlässlich heißt: nachträglich nicht beliebig veränderbar. Zugänglich heißt: Der Mitarbeiter muss seine eigenen Zeiten einsehen können.

Das BAG 2022: die Pflicht besteht schon jetzt

Viele Betriebe gingen danach davon aus, dass erst der deutsche Gesetzgeber tätig werden müsse. Diese Annahme hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) beendet.

Das Gericht leitete aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz her, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem deutschen Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen. Seitdem gilt die Pflicht – und zwar unabhängig von der Betriebsgröße. Es gibt keine Schwelle, unterhalb derer ein Betrieb ausgenommen wäre. Der Vier-Mann-Elektrobetrieb ist genauso erfasst wie der SHK-Betrieb mit 40 Monteuren.

Stand der gesetzlichen Neuregelung

Offen ist bislang die Ausgestaltung. Eine Neuregelung im Arbeitszeitgesetz soll Details klären: in welcher Form aufgezeichnet wird, welche Fristen gelten, ob und für wen es Ausnahmen gibt. Dazu lag ein Referentenentwurf vor. Ein verabschiedetes Gesetz gab es zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht.

Für die Praxis heißt das: Über das Wie im Detail wird noch entschieden. Über das Ob nicht mehr. Wer heute ein sauberes System einführt, muss später allenfalls nachjustieren – wer gar nichts hat, steht heute schon ohne da.

Was im Handwerk zusätzlich gilt

Neben der allgemeinen Erfassungspflicht gibt es zwei Vorschriften, die im Handwerk seit Langem gelten und in der Praxis oft unterschätzt werden.

§ 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz: Die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit muss aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Im Handwerk mit Anfahrt, Baustelle und Rückfahrt sind acht Stunden schnell überschritten – die Vorschrift greift also regelmäßig, nicht nur im Ausnahmefall.

§ 17 Mindestlohngesetz: In bestimmten Branchen – dazu gehört das Baugewerbe – sowie bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Und zwar spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung. Auch hier gilt: zwei Jahre aufbewahren. Geprüft wird das vom Zoll, konkret von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Die Sieben-Tage-Frist ist der Punkt, an dem die meisten Papierlösungen kippen. Wer Stundenzettel erst zum Monatsende einsammelt, hat die Frist für die ersten drei Wochen bereits gerissen.

Grundlage	Was ist zu tun	Frist	Aufbewahrung
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 2022)	System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen	gilt seitdem	–
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzeichnen	–	mindestens zwei Jahre
§ 17 MiLoG (u. a. Baugewerbe, geringfügig Beschäftigte)	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen	spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung	zwei Jahre

Was erfasst werden muss

Der Kern ist überschaubar. Erfasst gehören:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen, damit die tatsächliche Arbeitszeit sauber von der Anwesenheit getrennt ist

Wichtig ist die Abgrenzung zu einer Erfassung, die viele Betriebe bereits kennen: der Projektzeit für die Nachkalkulation. Wer notiert, dass ein Monteur "6 Stunden auf Objekt Musterstraße" war, hat eine betriebswirtschaftliche Zahl – aber keine Arbeitszeitdokumentation. Es fehlen Beginn, Ende und die Pausen. Umgekehrt sagt eine reine Kommen-Geht-Erfassung nichts darüber, welches Projekt die Stunden verursacht hat.

Gute Systeme erfassen beides in einem Vorgang: Der Mitarbeiter stempelt ein und wählt dabei das Projekt. Aus derselben Buchung entsteht die gesetzliche Dokumentation und die Grundlage für die Nachkalkulation.

Zwei Punkte werden häufig falsch verstanden. Erstens: Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Der Monteur darf also selbst stempeln oder eintragen. Die Verantwortung dafür, dass die Aufzeichnung korrekt erfolgt, bleibt aber beim Arbeitgeber. Delegieren heißt nicht abgeben. Zweitens: Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie können weiterhin darauf verzichten, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben. Erfasst werden muss die Arbeitszeit trotzdem.

Warum Stundenzettel auf Papier im Handwerk scheitern

Papier ist nicht per se unzulässig. In der Praxis eines Handwerksbetriebs hält es aber selten, was die Vorschriften verlangen. Die typischen Probleme:

• Zettel gehen verloren. Sie liegen im Transporter, in der Jacke, im Werkzeugkoffer. Was am Monatsende nicht im Büro ankommt, existiert für eine Prüfung nicht.
• Nacherfassung ist Schätzung. Wer am 30. aufschreibt, wann er am 7. auf der Baustelle war, rekonstruiert. Das ist weder objektiv noch verlässlich – und verletzt bei MiLoG-Pflicht zusätzlich die Sieben-Tage-Frist.
• Keine saubere Projektzuordnung. Auf dem Zettel steht "Baustelle Müller", nicht welcher Auftrag, welche Position, welche Leistungsart. Die Nachkalkulation bleibt Bauchgefühl.
• Streit bei Überstunden. Ohne belastbare Aufzeichnung steht Aussage gegen Aussage. In arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen ist der Betrieb ohne Dokumentation regelmäßig in der schlechteren Position.
• Nichts Prüfbares bei der Zollkontrolle. Wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit auf der Baustelle steht, hilft ein Ordner im Büro nur, wenn er vollständig, lesbar und fristgerecht geführt ist. Genau das ist bei handgeschriebenen Zetteln die Ausnahme.
• Hoher Büroaufwand. Abtippen, nachfragen, korrigieren: Für jeden Monteur kostet das im Monat schnell eine halbe Stunde Bürozeit – ohne dass daraus ein besseres Ergebnis wird.

Was eine digitale Zeiterfassung auf der Baustelle können muss

Eine Software, die im Büro funktioniert, funktioniert nicht automatisch im Rohbau. Auf diese Punkte kommt es an:

• Offlinefähig. Im Keller, im Neubau, im Funkloch muss das Stempeln trotzdem gehen. Die Daten werden übertragen, sobald wieder Netz da ist.
• Sekundenschnelles Stempeln. Wenn Einstempeln länger als ein paar Sekunden dauert, wird es umgangen. Ein Tipp, fertig.
• Projektzuordnung im selben Schritt. Projekt auswählen, nicht später zuordnen.
• Korrekturen mit Nachvollziehbarkeit. Fehler passieren – der Monteur vergisst das Ausstempeln. Korrekturen müssen möglich sein, aber protokolliert: Wer hat wann was geändert. Stilles Überschreiben zerstört die Verlässlichkeit der Aufzeichnung.
• Auswertung für die Lohnabrechnung. Salden, Überstunden, Zuschläge, sauberer Export an das Lohnbüro oder den Steuerberater.
• Zugriff für die Beschäftigten. Jeder Mitarbeiter sollte seine eigenen Zeiten einsehen können.
• Datenschutz mit Augenmaß. Standortdaten nur sparsam erheben – etwa eine einmalige Prüfung beim Stempeln statt einer laufenden Verfolgung. Erfassen Sie nur, was Sie für den Zweck brauchen. Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung eines solchen Systems zu beteiligen; die Mitbestimmung sollten Sie früh einplanen, nicht erst nach der Auswahl.

In vier Schritten eingeführt

1. Bestand aufnehmen. Wer wird wie erfasst? Welche Mitarbeiter fallen unter § 17 MiLoG, wer ist geringfügig beschäftigt? Wo entstehen heute Lücken? Das dauert einen Vormittag und zeigt meist mehr, als erwartet.
2. Regeln festlegen. Was zählt als Arbeitszeit – Fahrtzeit, Rüstzeit, Lager? Wie werden Pausen erfasst? Wer darf korrigieren, bis wann? Schreiben Sie das auf einer Seite auf, bevor Sie Software auswählen.
3. Werkzeug auswählen und pilotieren. Testen Sie mit einer Kolonne, vier Wochen, echte Baustellen. Prüfen Sie besonders das Verhalten ohne Netz und die Dauer eines Stempelvorgangs.
4. Ausrollen und kontrollieren. Kurze Einweisung, feste Ansprechperson, und dann wöchentlich ein Blick auf offene Buchungen. Ihre Verantwortung endet nicht mit der Einführung – sie besteht darin, dass die Erfassung dauerhaft korrekt läuft.

Zeiterfassung in RFplan

RFplan ist eine Handwerkersoftware aus Velbert, in der die Zeiterfassung direkt mit Projekten und Aufträgen verbunden ist. Mitarbeiter stempeln per App auf der Baustelle, das Büro sieht die Zeiten ohne Abtippen und kann sie für die Lohnabrechnung auswerten.

• Stempeln per App, auch ohne Netz – Buchungen werden nachträglich synchronisiert
• Projekt- und Auftragszuordnung direkt beim Einstempeln
• Automatische Berechnung von Pausen und Überstunden
• Nachvollziehbare Korrekturen statt stillem Überschreiben
• Auswertungen und Export für Lohnabrechnung und Steuerberater
• Server in Deutschland

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für kleine Handwerksbetriebe?

Ja. Die vom Bundesarbeitsgericht 2022 festgestellte Pflicht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen, gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Mindestzahl an Mitarbeitern, ab der die Pflicht erst greift, gibt es nicht.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Eine bestimmte Form ist bislang nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich ist – und dass bei MiLoG-Pflicht die Sieben-Tage-Frist eingehalten und zwei Jahre aufbewahrt wird. Papier kann das theoretisch leisten, scheitert im Baustellenalltag aber häufig an Vollständigkeit und Fristen.

Dürfen meine Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja, die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Die Verantwortung dafür, dass sie korrekt erfolgt, bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Sie müssen also stichprobenartig prüfen und bei Lücken nachhalten.

Ist Vertrauensarbeitszeit damit ausgeschlossen?

Nein. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie bedeutet, dass Sie die Lage der Arbeitszeit nicht im Detail vorgeben. Erfasst werden muss die geleistete Arbeitszeit trotzdem.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick zum Stand der Veröffentlichung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Einzelfalls wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihren Arbeitgeberverband.