Die Rechtslage: Was das BAG-Urteil 2022 bedeutet

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem wegweisenden Beschluss (Az. 1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach deutschem Recht bereits heute verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Das Gericht stützte sich dabei auf die europäische Arbeitszeitrichtlinie und das Arbeitsschutzgesetz. Die Entscheidung gilt für alle Branchen – und trifft das Handwerk besonders hart, da hier Stundenzettel auf Papier noch weit verbreitet sind.

Was müssen Handwerksbetriebe dokumentieren?

Die Anforderungen an eine rechtskonforme Zeiterfassung umfassen:

Beginn und Ende der Arbeitszeit – inklusive Pausen (Mindestpausen nach § 4 ArbZG: 30 Min bei 6–9 Std., 45 Min bei >9 Std.)
Tatsächliche Arbeitszeit – nicht nur die vertraglich vereinbarte
Aufbewahrungspflicht: Mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG), für bestimmte Branchen länger
Zugänglichkeit: Daten müssen für Behördenkontrollen bereitstehen
Mindestlohn-Compliance: Geleistete Stunden müssen mit dem Mindestlohn abgeglichen werden können

GPS-Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

GPS-basierte Zeiterfassung ist im Handwerk grundsätzlich zulässig – aber an klare Voraussetzungen geknüpft:

Betriebsrat und Mitbestimmung

Falls ein Betriebsrat besteht, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung von technischen Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können. Eine Betriebsvereinbarung ist empfehlenswert.

Datenschutz (DSGVO)

Die Verarbeitung von GPS-Standortdaten ist personenbezogen im Sinne der DSGVO. Folgendes ist Pflicht:

Mitarbeiter müssen vorab informiert werden (Datenschutzhinweise)
Zweckbindung: GPS darf nur für Arbeitszeiterfassung/Projektzuordnung genutzt werden
Keine private Nachverfolgung außerhalb der Arbeitszeit
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren

Wichtig: GPS-Tracking außerhalb der Arbeitszeit ist unzulässig. Gute Apps deaktivieren die GPS-Funktion automatisch bei gestoppter Zeiterfassung.

Arbeitsverträge anpassen

Die Einführung digitaler Zeiterfassung sollte im Arbeitsvertrag erwähnt oder durch eine Ergänzungsvereinbarung geregelt sein. Formulierungsbeispiel:

"Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Arbeitszeiten über das betriebliche Zeiterfassungssystem [Name] zu dokumentieren. Die Standorterfassung erfolgt ausschließlich während aktiver Arbeitszeit und dient der Projektzuordnung und Arbeitszeitdokumentation."

Vorteile von GPS-Zeiterfassung für Handwerksbetriebe

Für den Betrieb

Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation schützt vor Klagen wegen Mindestlohnverstößen
Nachkalkulation: Exakte Stunden pro Projekt ermöglichen echte Kostenrechnung
Fahrtzeiten: GPS zeigt, wann Mitarbeiter auf dem Weg zur Baustelle sind
Disposition: Echtzeit-Überblick, welches Team gerade wo eingesetzt ist

Für Mitarbeiter

Faire Abrechnung: Jede Überstunde wird automatisch erfasst
Weniger Papier: Keine Stundenzettel mehr ausfüllen
Transparenz: Mitarbeiter sehen ihr eigenes Zeitkonto jederzeit

Praxistipps: So führen Sie GPS-Zeiterfassung ein

Schritt 1: Mitarbeiter früh einbinden

Erklären Sie den Zweck offen: Fairere Abrechnung, weniger Papierarbeit, Schutz vor Streitigkeiten. Nehmen Sie Bedenken ernst – besonders bei älteren Mitarbeitern, die GPS als Überwachung wahrnehmen könnten.

Schritt 2: Einfache App wählen

Die App muss für jeden bedienbar sein – auch für Mitarbeiter mit wenig Smartphone-Erfahrung. Wichtigste Kriterien:

One-Tap Start/Stop
Offline-Funktionalität (entscheidend auf Baustellen)
Automatische Projektzuordnung per GPS-Geofencing
Klarer Status: Bin ich eingestempelt oder nicht?

Schritt 3: Testphase mit zwei Wochen

Führen Sie in den ersten zwei Wochen parallel Papier und Digital. So können Unstimmigkeiten entdeckt und behoben werden, bevor Sie ganz umstellen.

Schritt 4: Auswertung in der Buchhaltung integrieren

Die erfassten Stunden sollten direkt in die Lohnabrechnung und Projektkalkulation einfließen. Systeme, die beides abdecken, sparen den Doppelaufwand der Übertragung.

Typische Fehler vermeiden

Fehler	Lösung
GPS außerhalb Arbeitszeit aktiv	App deaktiviert Tracking bei gestoppter Zeit
Kein Datenschutzhinweis	Mitarbeiterinformation schriftlich dokumentieren
Pausen nicht erfasst	App erinnert bei langen Einheiten ohne Pause
Veraltete Daten bei schlechtem Netz	Offline-Modus mit automatischer Synchronisation

Fazit

GPS-Zeiterfassung ist kein optionaler Komfort mehr – sie ist die praktische Antwort auf eine rechtliche Pflicht. Richtig eingeführt, schützt sie den Betrieb, spart Zeit und sorgt für fairen Umgang mit allen Mitarbeitern.

RFplan bietet eine DSGVO-konforme GPS-Zeiterfassung mit Offline-Unterstützung, automatischer Projektzuordnung und direkter Integration in die Lohnvorbereitung.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.