Worum es geht: Die E-Rechnung wird im B2B zur Pflicht
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verbindlich gemacht. Wichtig vorab: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht ein PDF per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF gilt ab den Stichtagen als "sonstige Rechnung" — und ist im B2B dann nicht mehr zulässig.
Für Handwerksbetriebe, die für Gewerbekunden, Bauträger, Hausverwaltungen oder Generalunternehmer arbeiten, ist das Thema damit keine Kür, sondern Terminplanung.
Der Zeitplan im Überblick
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland — auch der Ein-Mann-Elektrobetrieb — in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus, aber die Rechnung muss auch lesbar gemacht und GoBD-konform archiviert werden. Wer heute noch XML-Rechnungen von Lieferanten ausdruckt und abheftet, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten.
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Betriebe
Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen an Geschäftskunden sind dann für diese Betriebe nicht mehr erlaubt. Viele mittelgroße Handwerksbetriebe liegen über dieser Schwelle — ein 10-Mann-Betrieb mit gesundem Auftragspolster überschreitet 800.000 € Jahresumsatz problemlos.
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle
Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B, unabhängig vom Umsatz. Auch das EDI-Verfahren muss dann EN-16931-kompatibel abgewickelt werden.
Was weiterhin ausgenommen bleibt
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): Hier bleibt Papier oder PDF zulässig — der Bauherr, der sein Einfamilienhaus saniert, bekommt weiterhin eine normale Rechnung, sofern er der E-Rechnung nicht zustimmt.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Achtung bei öffentlichen Auftraggebern: Für Rechnungen an Bund und viele Länder gilt die XRechnungs-Pflicht schon seit Jahren (E-Rechnungsverordnung). Wer kommunale Aufträge macht, kennt das Thema bereits.
Sonderfall Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen — sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier oder PDF) verschicken. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie: Wer als Kleinunternehmer Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Subunternehmern bekommt, muss E-Rechnungen annehmen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Und wer regelmäßig für größere Auftraggeber arbeitet, wird faktisch trotzdem zur E-Rechnung gedrängt — viele Generalunternehmer nehmen ab 2027 schlicht nichts anderes mehr an.
Der Praxis-Blick auf die Empfangsseite
Für den Alltag heißt Empfangspflicht konkret: Legen Sie ein festes Postfach für Eingangsrechnungen fest (etwa rechnung@ihre-firma.de) und kommunizieren Sie es an Lieferanten. Prüfen Sie, ob Ihre Software eingehende XML-Rechnungen visualisieren kann — sonst brauchen Sie ein Anzeigeprogramm. Und ganz wichtig: Die XML-Datei selbst wird archiviert, nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot. Wer Eingangsrechnungen bisher druckt und in den Ordner heftet, sollte diesen Prozess jetzt umstellen — nicht erst, wenn der Steuerberater oder Prüfer fragt.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die EN 16931 — sie unterscheiden sich in der Verpackung:
XRechnung
Eine reine XML-Datei ohne Bildanteil. Sie ist der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und wird über Portale wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder per E-Mail eingereicht. Für Menschen ist die Datei ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar — sie ist für Maschinen gemacht. Öffentliche Auftraggeber verlangen fast immer eine Leitweg-ID, die in der Rechnung mitgegeben werden muss.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat: ein PDF/A-3-Dokument, in das dieselben strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Der Empfänger ohne Software sieht ein normales Rechnungs-PDF, der Empfänger mit Software liest das XML automatisch ein. Ab Profil EN 16931 (früher "Comfort") erfüllt ZUGFeRD 2.x die gesetzlichen Anforderungen. Für das Handwerk ist ZUGFeRD im B2B oft die praktischere Wahl, weil der Kunde in jedem Fall etwas Lesbares bekommt.
Faustregel: Öffentliche Hand → XRechnung. Gewerbliche Kunden → ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Wunsch des Empfängers. Gute Software erzeugt beides aus denselben Rechnungsdaten — Sie pflegen die Positionen einmal und wählen beim Versand nur das Format.
Am Rande: In Frankreich heißt dasselbe Hybridformat Factur-X — ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind technisch identisch. Wer grenzüberschreitend arbeitet, kann also mit einem Format beide Märkte bedienen.
Der Stolperstein im Bau: Schlussrechnungen mit Abschlägen
Hier wird es handwerksspezifisch — und hier scheitern viele Standard-Tools. Im Bauhandwerk ist die Rechnungskette Abschlagsrechnung(en) → Schlussrechnung der Normalfall. Umsatzsteuerlich muss die Schlussrechnung die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen absetzen, sonst schuldet der Betrieb die Steuer doppelt (§ 14c UStG).
In der E-Rechnung nach EN 16931 gibt es dafür ein eigenes Feld: BT-113 "Paid amount" (PrepaidAmount). Dort wird die Summe der bereits gezahlten Abschläge (brutto) ausgewiesen, sodass der fällige Restbetrag (BT-115 "Amount due for payment") korrekt maschinell berechnet werden kann. Zusätzlich gehören die Abschlagsrechnungen mit Rechnungsnummer und Datum als Referenzen in die Rechnung — der Empfänger (und sein Prüfsystem) muss nachvollziehen können, welche Vorausrechnungen verrechnet wurden.
Wer die Abschläge stattdessen als negative Positionen einbaut oder nur im Freitext erwähnt, produziert Rechnungen, die bei automatisierten Eingangsprüfungen großer Auftraggeber abgewiesen werden. Fragen Sie Ihren Software-Anbieter konkret: "Wie bildet ihr Abschläge in der Schlussrechnung als XRechnung ab — landet die Summe in PrepaidAmount?" Die Antwort trennt Bau-taugliche Lösungen von reinen Bürorechnungs-Tools.
GoBD: Das Fundament unter der E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht trifft auf Anforderungen, die eigentlich längst gelten — die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Zwei Punkte sind für Handwerksbetriebe zentral:
Lückenlose Nummernkreise
Rechnungsnummern müssen einmalig und nachvollziehbar vergeben werden. Getrennte Nummernkreise für Angebote, Abschlags-, Schluss- und Gutschriftsdokumente sind zulässig und sinnvoll — aber innerhalb eines Kreises darf nichts doppelt vergeben oder stillschweigend gelöscht werden. Excel mit Handnummerierung fällt hier regelmäßig durch die Betriebsprüfung.
Unveränderbarkeit und Archivierung
Eine einmal gestellte Rechnung darf nachträglich nicht mehr verändert werden. Korrekturen laufen über Stornos und Korrekturrechnungen, die den Ursprung referenzieren. E-Rechnungen müssen zudem im Originalformat (also als XML bzw. ZUGFeRD-PDF) über die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren archiviert werden — ein Ausdruck genügt nicht, weil der strukturierte Datenteil verloren geht.
Checkliste: In 7 Schritten zur E-Rechnung
- Umsatzschwelle prüfen: Lag der Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Versandpflicht ab 1.1.2027 — sonst ab 1.1.2028. Empfangen können müssen Sie so oder so schon heute.
- Kundenstruktur analysieren: Welcher Anteil des Umsatzes ist B2B? Welche Kunden verlangen XRechnung (öffentliche Hand, Leitweg-ID abfragen), welche akzeptieren ZUGFeRD?
- Rechnungssoftware prüfen: Erzeugt sie XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931? Werden Abschläge in der Schlussrechnung korrekt (PrepaidAmount) abgebildet?
- Eingangsseite organisieren: Zentrales Postfach für Eingangsrechnungen, Anzeige-/Prüfmöglichkeit für XML, GoBD-konforme Ablage im Originalformat.
- Stammdaten vervollständigen: USt-IdNr. bzw. Steuernummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen — Pflichtfelder der EN 16931 müssen sauber gepflegt sein, sonst validiert die Rechnung nicht.
- Nummernkreise und Storno-Prozess festlegen: Wer darf stornieren, wie werden Korrekturen dokumentiert?
- Testlauf machen: Eine XRechnung an einen echten Empfänger oder durch einen Validator schicken, bevor der erste Ernstfall kommt.
Fazit: 2026 umstellen, 2027 entspannt sein
Die E-Rechnungspflicht ist kein Bürokratiemonster, wenn die Software das Format beherrscht — sie ist dann schlicht ein anderer Ausgabeknopf. Kritisch wird es für Betriebe, die bis Ende 2026 warten und dann feststellen, dass ihr Rechnungsprogramm weder XRechnung noch saubere Abschlagslogik kann. Der Umstieg mitten im Jahresendgeschäft ist der teuerste Zeitpunkt.
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