E-Rechnungspflicht im Handwerk: Fristen, Formate und die Umstellung im Betrieb

Was sich ändert und wen es wann trifft

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber § 14 UStG geändert. Für Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmern — also im inländischen B2B-Geschäft — wird die E-Rechnung schrittweise zum Regelfall. Papier und PDF verlieren ihren Status als Standardformat.

Zwei Punkte vorweg, die im Betrieb für Ruhe sorgen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Wer überwiegend für Endkunden arbeitet, muss beim Versand an diese Kunden nichts umstellen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen. Die Materialabholung für 80 Euro fällt also nicht darunter.

Betroffen ist vor allem das Geschäft mit anderen Unternehmen: Aufträge für Bauträger, Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Industriekunden oder Kollegenbetriebe, für die Sie als Nachunternehmer arbeiten. Bei vielen Elektro-, SHK- und Trockenbaubetrieben ist das der größere Umsatzanteil.

Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Versand. Beim Empfang ist die Pflicht bereits in Kraft. Beim Versand gibt es Übergangsfristen.

Empfang: seit dem 1. Januar 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können — auch der Ein-Personen-Betrieb ohne Büro. Ein Lieferant oder Auftraggeber darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Sie können sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, dass Sie damit nicht arbeiten können.

Formal reicht als Empfangsweg ein E-Mail-Postfach. Es braucht also kein spezielles Portal und keine teure Schnittstelle. Wichtiger ist, was nach dem Empfang passiert: Das eingegangene Originalformat muss GoBD-konform aufbewahrt werden.

Versand: Übergangsfristen bis Ende 2027

Für den Versand gilt eine gestaffelte Regelung. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen verschicken. PDF-Rechnungen sind in dieser Zeit ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Erleichterung weiterhin für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Damit haben viele kleinere Betriebe ein Jahr mehr Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 ist der Versand als E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend — ohne weitere Umsatzgrenze.

Die Fristen im Überblick

Datum	Empfang oder Versand	Für wen / Umsatzgrenze	Was gilt
seit 01.01.2025	Empfang	alle Unternehmen, keine Umsatzgrenze	E-Rechnungen müssen empfangen und im Originalformat archiviert werden können
bis 31.12.2026	Versand	alle Unternehmen, keine Umsatzgrenze	Papierrechnung weiterhin erlaubt; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
bis 31.12.2027	Versand	Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro	Papier und PDF (mit Zustimmung) weiterhin erlaubt
ab 01.01.2028	Versand	alle Unternehmen, keine Umsatzgrenze	E-Rechnung verpflichtend für alle inländischen B2B-Umsätze

Nicht betroffen bleiben in allen Stufen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht

Der häufigste Irrtum im Handwerk: „Wir schicken doch längst alles per Mail als PDF, wir sind also fertig.“ Das stimmt leider nicht. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Das Format muss maschinell auslesbar und verarbeitbar sein.

Das PDF

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Weder das aus dem Warenwirtschaftssystem exportierte PDF noch der eingescannte Papierbeleg. Beides ist aus Sicht des Gesetzes eine „sonstige Rechnung“. In der Übergangszeit bleibt das PDF erlaubt, aber nur, wenn der Empfänger zugestimmt hat. Nach Ablauf der Übergangsfrist erfüllt es die Anforderungen im B2B-Bereich nicht mehr.

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente. Öffnet man die Datei ohne passendes Programm, sieht man Datenfelder, keine Rechnung im gewohnten Layout. Für die Verarbeitung ist das ideal, für das schnelle Draufschauen braucht es einen Viewer oder eine Software, die den Datensatz lesbar darstellt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschen sehen die gewohnte Rechnungsansicht, Systeme lesen den strukturierten Datensatz. Für Handwerksbetriebe ist das in der Praxis oft der bequemere Weg, weil der Kunde weiterhin eine ansehnliche Rechnung bekommt.

Zwei Details sind wichtig: Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, und zwar nur in den Profilen, die der Norm EN 16931 entsprechen. Profile unterhalb dieser Stufe — etwa MINIMUM oder BASIC WL — erfüllen die Anforderungen an eine vollwertige Rechnung nicht. Wer ZUGFeRD einsetzt, sollte also wissen, welches Profil seine Software erzeugt.

Öffentliche Auftraggeber

Wer für den Bund oder für viele Länder arbeitet, kennt das Thema bereits: Dort ist die XRechnung seit Jahren Pflicht. Für Betriebe mit öffentlichen Aufträgen ist die Umstellung im B2B-Bereich deshalb kein Neuland, sondern eine Ausweitung bekannter Abläufe.

Was das für den Handwerksbetrieb praktisch heißt

1. Empfang sauber einrichten

Legen Sie eine feste Adresse für den Rechnungseingang fest, zum Beispiel rechnung@ihr-betrieb.de, und teilen Sie sie Lieferanten und Auftraggebern aktiv mit. Ein Postfach, das nur eine Person kennt und im Urlaub niemand öffnet, ist kein belastbarer Empfangsweg. Klären Sie außerdem, wer eingehende E-Rechnungen prüft und freigibt.

2. Archivierung ernst nehmen

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Fehler passieren. Aufbewahrt werden muss das strukturierte Original, unverändert. Ein Ausdruck genügt nicht. Eine selbst erzeugte PDF-Kopie genügt ebenfalls nicht. Die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-Datei mit ihrem eingebetteten Datensatz muss so abgelegt sein, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und lesbar bleibt.

3. Stammdaten aufräumen

Strukturierte Formate verzeihen keine Lücken. Was auf Papier noch durchgeht, führt beim XML-Datensatz zu einer Fehlermeldung. Prüfen Sie deshalb:

• vollständige und korrekte Empfängerdaten — exakte Firmierung, Rechtsform, Anschrift
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise Steuernummer, eigene und die des Kunden, soweit erforderlich
• korrekte Bankverbindung und Zahlungsbedingungen in maschinenlesbarer Form
• eindeutige Rechnungsnummern ohne Lücken und Dopplungen
• die Leitweg-ID — aber nur bei öffentlichen Auftraggebern; im normalen B2B-Geschäft brauchen Sie sie nicht

4. Frühzeitig mit dem Steuerbüro abstimmen

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie umstellen, nicht danach. Zu klären ist vor allem, in welchem Format und über welchen Weg die Belege übergeben werden, wer die Originale archiviert — Betrieb, Kanzlei oder beide — und wie Eingangsrechnungen künftig vorkontiert werden. Diese Abstimmung kostet ein Gespräch und spart erfahrungsgemäß Monate an Nacharbeit.

Typische Stolpersteine

• E-Rechnung nur ausgedruckt abgelegt. Der Klassiker: Die XML-Datei kommt per Mail, wird gedruckt, in den Ordner geheftet — und die Mail landet irgendwann im Papierkorb. Damit ist das Original weg.
• PDF-Kopie statt Original archiviert. Wer aus der E-Rechnung ein PDF erzeugt und nur dieses aufbewahrt, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
• Falsches ZUGFeRD-Profil. Die Software erzeugt zwar ZUGFeRD, aber in einem Profil unterhalb von EN 16931. Das sieht aus wie eine E-Rechnung, ist aber keine vollwertige.
• Fehlende Zustimmung für den PDF-Versand. In der Übergangszeit ist das PDF nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Holen Sie diese Zustimmung ein und halten Sie sie fest, zum Beispiel in den Auftragsunterlagen.
• Abschlags- und Schlussrechnungen unsauber verknüpft. Im Bauhandwerk sind Abschlagsrechnungen die Regel. In der Schlussrechnung müssen die bereits abgerechneten Beträge korrekt ausgewiesen und den vorherigen Rechnungen zugeordnet sein. Im strukturierten Datensatz fällt jede Unstimmigkeit sofort auf.
• Zwei Wege parallel. Wer dieselbe Rechnung sicherheitshalber als E-Rechnung und zusätzlich als PDF verschickt, produziert Doppelbuchungen beim Kunden. Legen Sie pro Kunde einen Weg fest.

Schritt für Schritt umstellen

1. Bestandsaufnahme (1 bis 2 Tage). Welche Kunden sind B2B, welche B2C? Wie viele Rechnungen gehen pro Monat an Unternehmen? Wie hoch war der Vorjahresumsatz — über oder unter 800.000 Euro? Daraus ergibt sich Ihre persönliche Frist.
2. Empfang absichern (1 Tag). Zentrale Rechnungsadresse einrichten, Zuständigkeit festlegen, Lieferanten informieren.
3. Archivierung klären (1 Woche). Prüfen, ob Ihre bestehende Ablage das Originalformat unverändert aufbewahrt. Falls nicht, eine GoBD-konforme Lösung einführen.
4. Software prüfen (1 bis 2 Wochen). Erzeugt Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD, und in welchem Profil? Fragen Sie beim Anbieter konkret nach der Version und der EN-16931-Konformität.
5. Stammdaten bereinigen (2 bis 4 Wochen, parallel). Kundendaten, Steuernummern, Zahlungsbedingungen durchgehen. Das ist Fleißarbeit, lässt sich aber gut nebenher erledigen.
6. Testlauf mit wenigen Kunden (2 bis 4 Wochen). Wählen Sie zwei oder drei Auftraggeber, die bereits E-Rechnungen verarbeiten, und stellen Sie diese zuerst um. Fehler zeigen sich hier schnell und ohne großen Schaden.
7. Vollständige Umstellung und Abstimmung mit dem Steuerbüro (1 bis 2 Monate). Restliche B2B-Kunden umstellen, Übergabeweg an die Kanzlei final festlegen.

Realistisch brauchen Sie also rund drei Monate, wenn Sie es nebenher machen. Wer erst Ende 2027 anfängt, macht es unter Zeitdruck.

Wie RFplan das abdeckt

RFplan erzeugt Rechnungen direkt aus dem Projekt heraus und gibt sie wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD in einem EN-16931-konformen Profil aus. Der Versand als PDF bleibt für Privatkunden und für die Übergangszeit weiterhin möglich, sodass Sie beide Wege parallel fahren können, ohne doppelt zu erfassen.

• XRechnung und ZUGFeRD nativ beim Rechnungsversand, ohne Zusatzmodul
• GoBD-konformes Archiv mit Hash-Kette: Das Originalformat bleibt unverändert nachweisbar
• DATEV-Export für die Übergabe an das Steuerbüro
• Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt, mit automatischer Verrechnung bereits gestellter Abschläge

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht im Handwerk

Muss ich meinen Privatkunden künftig E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatkunden können Sie weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen.

Reicht es, wenn ich meine Rechnungen als PDF per E-Mail verschicke?

In der Übergangszeit ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 genügt es für inländische B2B-Umsätze nicht mehr.

Was passiert, wenn mir jetzt schon jemand eine E-Rechnung schickt?

Sie müssen sie annehmen und im Originalformat aufbewahren. Diese Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Gilt für kleine Betriebe eine Ausnahme?

Beim Empfang nicht — die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle. Beim Versand gibt es eine Erleichterung: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papier- und (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht ohne Umsatzgrenze.