Warum ein ehrlicher Vergleich 2026 wichtiger denn je ist
Der Markt für Handwerker-Software ist in den letzten zwei Jahren stark gewachsen. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es mehr als 40 Anbieter — von Nischenlösungen für einzelne Gewerke bis zu Enterprise-ERP-Systemen. Für einen Handwerksbetrieb mit 5–30 Mitarbeitern ist es kaum noch möglich, den Überblick zu behalten.
Dieser Artikel vergleicht vier typische Optionen, vor denen Betriebe 2026 stehen: die All-in-One-Plattform RFplan, die klassische Büro-Branchensoftware, günstige Einsteiger-Tools und die immer noch weit verbreitete Eigenbau-Lösung mit Excel. Wir sind der Entwickler von RFplan — das offenbaren wir transparent — und versuchen trotzdem, so fair wie möglich zu bleiben.
Die vier Lösungen kurz vorgestellt
RFplan
All-in-One-Plattform, entwickelt in Velbert (NRW). Fokus auf Offline-Fähigkeit und Gewerk-Tiefe (Elektrotechnik, SHK, Trockenbau, Maler). Über 40 Module sind ab Tag 1 im Paketpreis enthalten — ohne Upselling.
Klassische Büro-Branchensoftware
Seit Jahren etablierte Anbieter, oft eng mit Buchhaltungs- und Lohn-Produkten derselben Produktfamilie verzahnt. Stärke: Rechnungswesen und Buchhaltung. Schwäche: Baustellen-Funktionen wie Mängelmanagement oder Bautagebuch sind häufig weniger ausgeprägt.
Günstige Einsteiger-Tools
Cloud-Lösung mit niedrigem Einstiegspreis. Solides Grundgerüst (Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung). Eher für kleine Betriebe mit wenig Gewerk-Spezialisierung gedacht.
Excel + Outlook + WhatsApp
Die ehrlichste Konkurrenz vieler Software-Anbieter: Der Status quo in vielen Betrieben. Stundenzettel in Excel, Angebote in Word, Mängel per WhatsApp-Foto, Bautagebuch im A5-Heft. Funktioniert bis zu einer bestimmten Betriebsgröße erstaunlich lange.
Funktionsvergleich: Was kann welche Lösung?
| Funktion | RFplan | Büro-Branchensoftware* | HWSoft-24 | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Zeiterfassung mit GPS | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Angebote & Rechnungen | Ja | Ja (stark) | Ja | Eingeschränkt |
| Mängelmanagement | Ja | Nein | Basic | Nein |
| Bautagebuch mit Fotos | Ja | Nein | Nein | Nein |
| KNX/Smart-Home-Planer | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Netzwerkschrank-Planer | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Wartungsverträge | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Kundenportal für Bauherren | Ja | Nein | Basic | Nein |
| Digitale Bauabnahme mit Signatur | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Offline-Fähigkeit Baustelle | Ja (iOS-App) | Eingeschränkt | Nein | — |
| DATEV-Export | Ja | Ja (nativ) | Ja | Manuell |
| DSGVO / Server in DE | Ja | Ja | Ja | — |
| Gewerk-Spezialmodule | Ja (5 Gewerke) | Nein | Nein | — |
Preisvergleich 2026
| Lösung | Einstiegspreis | Pro weiterem Nutzer | Kosten bei 10 Mitarbeitern / Jahr |
|---|---|---|---|
| RFplan (24-Monats-Vertrag) | 39 €/Monat Basis | ab 7 €/Monat | ca. 1.300 € |
| Büro-Branchensoftware (typ. Konfiguration) | ab 39 €/Monat | + Modul-Aufpreise | ca. 1.500–2.800 € (je nach Modulen) |
| Einsteiger-Tool | ab 29 €/Monat | ab 9 €/Monat | ca. 1.450 € |
| Excel + Outlook (ohne Software) | 0 € | 0 € | 0 € Software, aber ~12.000 € Bürozeit/Jahr |
Die Preise sind Richtwerte auf Basis der öffentlich einsehbaren Tarife im April 2026. Je nach Modul-Auswahl, Vertragslaufzeit und Rabatt können die tatsächlichen Kosten abweichen. Unsere aktuellen Preise sind online transparent einsehbar.
Wann passt welche Lösung?
RFplan empfehlen wir für:
- Betriebe mit 3–50 Mitarbeitern, die Gewerk-Spezialfunktionen brauchen
- Elektriker, SHK-Betriebe, Trockenbauer mit Baustellen ohne stabiles Netz
- Handwerksbetriebe, die Mängelmanagement + Kundenportal + Bautagebuch in einer Software wollen
- Wer ohne Modul-Aufpreise und Premium-Upselling auskommen möchte
Klassische Büro-Branchensoftware passt, wenn:
- Der Betrieb bereits die Buchhaltungs- oder Lohn-Produkte desselben Anbieters nutzt
- Der Fokus auf Rechnungswesen/DATEV liegt, nicht auf Baustellen-Dokumentation
- Die Steuerkanzlei eine bestimmte Software-Anbindung verlangt
Ein günstiges Einsteiger-Tool passt, wenn:
- Der Betrieb 1–3 Mitarbeiter hat und keine Gewerk-Spezialitäten braucht
- Ein schneller Einstieg mit minimalem Einrichtungsaufwand gewünscht ist
- Baustellen-Dokumentation eine untergeordnete Rolle spielt
Excel + Outlook passt, wenn:
- Der Betrieb aus 1 Person besteht und digital sehr erfahren ist
- Niemand die Zeit hat, sich in eine neue Software einzuarbeiten (aber: das ist meist ein Trugschluss — der Einstieg kostet 2–3 Tage, die sich nach 4 Wochen amortisiert haben)
Drei Stolperfallen bei der Auswahl
1. "Wir nehmen erstmal das günstigste"
Das ist oft die teuerste Entscheidung. Eine Software zu wechseln, wenn der Betrieb erstmal 2 Jahre damit gearbeitet hat, kostet ein Vielfaches der Lizenzgebühr — wegen Datenmigration, Schulung und Prozessumstellung.
2. "Wir testen in der Prüfphase nur die Zeiterfassung"
Zeiterfassung funktioniert bei jedem Anbieter gut. Der Unterschied zeigt sich bei Mängelmanagement, Baustellen-Synchronisation und Wartungsverträgen. In der Testphase unbedingt diese Module mit echten Projektdaten ausprobieren.
3. "Modulpreise sehen wir uns dann an"
Bei vielen Anbietern ist der Basispreis attraktiv, aber wichtige Module kosten extra. Wer mit 39 € startet und nach 3 Monaten merkt, dass er noch das Mängelmodul, das Bautagebuch und das Kundenportal braucht, zahlt plötzlich 99 € oder mehr pro Monat.
Regional: Vergleich auch für Handwerker in München?
Wir haben für die größten deutschen Städte eigene Landing-Pages mit regionalen Referenzen und Handwerkskammer-Kontakten zusammengestellt — etwa für München. Dort finden sich auch Verweise auf die HWK München und Oberbayern sowie lokale Best Practices.
Fazit
Die richtige Handwerker-Software hängt weniger vom Preis ab als von der Passgenauigkeit zu Gewerk und Prozessen. Excel ist 2026 kein Wettbewerbs-Setup mehr — die Frage ist nur, welche digitale Lösung am besten passt. Nutzen Sie die kostenfreien Testphasen (RFplan bietet 30 Tage ohne Kreditkarte) und fordern Sie Live-Demos an. Der 30-minütige Vergleich mit echten Daten ist wertvoller als jede Feature-Liste.