Stempeluhr für Elektrobetriebe: Kommen/Gehen, Pausen, Arbeitszeitnachweis

Zwei Zeiten, die nicht dasselbe sind

In fast jedem Elektrobetrieb gibt es zwei Arten von Zeit, die gern in einen Topf geworfen werden. Die Projektzeit beantwortet die Frage „Wie viele Stunden stecken in der Baustelle Müller?“ — sie ist die Grundlage für Nachkalkulation, Regiestunden und Angebote. Die Arbeitszeit beantwortet die Frage „Wann hat der Mitarbeiter angefangen, wann aufgehört, wie lange hatte er Pause?“ — sie ist die Grundlage für Lohnabrechnung, Überstundenkonto und den Nachweis gegenüber Zoll und Arbeitsgericht.

Die meisten Zeiterfassungs-Apps im Handwerk erfassen die erste Zeit gut und die zweite gar nicht. Der Monteur bucht 7,5 Stunden auf drei Projekte, aber zwischen dem Lager am Morgen, der Fahrt und dem Abladen am Abend liegen Zeiten, die auf keinem Projekt stehen und trotzdem Arbeitszeit sind. Genau diese Lücke schließt eine Stempeluhr: Kommen, Gehen, Pause — projektunabhängig. Dieser Beitrag erklärt, was der Gesetzgeber verlangt, wie eine Stempeluhr im Betrieb funktioniert und worauf es bei Pausenabzug, Korrekturen und Freigabe ankommt.

Was das Gesetz verlangt

Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, ausnahmsweise zehn, wenn innerhalb von sechs Monaten im Schnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Pausen sind vorgeschrieben: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, spätestens nach sechs Stunden ununterbrochener Arbeit (§ 4 ArbZG). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Arbeitgeber müssen die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist klar, dass es damit nicht getan ist: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden — für alle Mitarbeiter, nicht nur die Überstunden. Das Gericht leitet das aus dem Arbeitsschutzgesetz ab und folgt dem Europäischen Gerichtshof, der das 2019 für alle Mitgliedstaaten festgestellt hatte. Eine gesetzliche Detailregelung, wie genau erfasst werden muss, gibt es bis heute nicht; die Pflicht selbst gilt bereits.

Für Betriebe, die unter § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fallen — darunter das Baugewerbe —, kommt § 17 Mindestlohngesetz hinzu: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Ob ein Elektrobetrieb dazugehört, hängt vom Schwerpunkt seiner Tätigkeit ab; das klärt im Zweifel der Arbeitgeberverband oder die Innung. Unabhängig davon prüft der Zoll bei Kontrollen auf der Baustelle regelmäßig, ob die anwesenden Mitarbeiter mit ihren Zeiten nachweisbar sind.

Warum Projektzeiten allein nicht reichen

Drei typische Situationen zeigen die Lücke:

• Werkstatt und Lager. Der Monteur kommissioniert morgens 40 Minuten Material für die Baustelle. Das steht auf keinem Projekt — oder auf dem falschen.
• Fahrten. Zwischen zwei Kundendienstterminen liegt eine Stunde Fahrt. Ob sie Arbeitszeit ist, hängt vom Einzelfall ab; dass sie erfasst werden muss, nicht.
• Lücken. Der Timer wurde um 12:10 gestoppt und um 13:20 wieder gestartet. War das eine Stunde Pause, ein Kundengespräch oder ein vergessener Start? Ohne Kommen/Gehen-Rahmen lässt sich das später nicht mehr sagen.

Eine Stempeluhr legt den Rahmen: Der Tag beginnt mit dem Stempel „Kommen“ und endet mit „Gehen“. Was dazwischen auf Projekte gebucht wird, ist eine zweite Ebene. Beide Ebenen sollen sich nicht stören — wer die Projektzeiten sauber führt, soll dafür nicht doppelt tippen müssen.

Wie eine Stempeluhr im Betrieb funktioniert

Ein Knopf, kein Formular

Auf der Baustelle zählt Geschwindigkeit. Die Stempeluhr ist deshalb ein einziger großer Knopf: einmal für Kommen, einmal für Gehen, dazu die laufende Anwesenheitsdauer. Kein Projekt wählen, keine Notiz schreiben. Wer mit dem Handy stempelt, tut das in der App, auch ohne Netz im Keller; der Stempel wird übertragen, sobald wieder Empfang da ist.

Mehrere Wege zu stempeln

Nicht jeder Mitarbeiter hat ein Diensthandy, und nicht jede Baustelle ist für einen Zeiterfassungs-Terminal geeignet. Gute Systeme bieten deshalb mehrere Methoden nebeneinander: manuell in der App, per QR-Code am Container oder in der Werkstatt, per Team-Stempelung durch den Vorarbeiter, der seine Kolonne gemeinsam ein- und ausstempelt, und optional per GPS-Erinnerung, wenn das Handy die Baustelle erreicht. In der Übersicht sollte sichtbar sein, welche Methode genutzt wurde — für die Nachvollziehbarkeit, nicht zur Kontrolle.

Automatischer Pausenabzug

Wer neun Stunden anwesend war und keine Pause gestempelt hat, hat trotzdem eine gehabt — sagt das Gesetz. Die Stempeluhr sollte die gesetzliche Mindestpause deshalb automatisch abziehen: 30 Minuten ab mehr als sechs Stunden, 45 Minuten ab mehr als neun. Der Wert muss anpassbar sein, weil Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen längere Pausen vorsehen können. Wichtig ist, dass Brutto, Pause und Netto getrennt ausgewiesen werden, damit der Abzug nachvollziehbar bleibt.

Korrigieren, einreichen, freigeben

Vergessene Stempel sind Alltag. Die Frage ist nicht, ob korrigiert werden darf, sondern wer, wann und mit welcher Spur. Ein Ablauf, der sich bewährt hat:

1. Der Mitarbeiter korrigiert selbst, solange der Monat offen ist. Er kennt seine Zeiten am besten, und das Büro wird nicht zum Flaschenhals.
2. Der Mitarbeiter reicht den Monat ein. Damit sind seine Zeiten für ihn gesperrt; er bestätigt, dass die Aufstellung stimmt.
3. Der Vorgesetzte gibt frei oder weist zurück — mit Begründung, damit nachgebessert werden kann.
4. Administratoren können jederzeit korrigieren, auch nach der Freigabe. Jede Änderung wird protokolliert: wer, wann, was, von welchem Wert auf welchen.

Dieses Protokoll ist der Punkt, an dem digitale Erfassung dem Papierzettel überlegen ist. Ein Stundenzettel, auf dem eine Zahl überschrieben wurde, beweist nichts. Eine Korrektur mit Zeitstempel und Urheber beweist, dass sauber gearbeitet wurde.

Der Arbeitszeitnachweis für die Lohnabrechnung

Am Monatsende braucht die Lohnbuchhaltung eine Aufstellung pro Mitarbeiter: eine Zeile je Tag mit Beginn, Ende, Pause und Nettoarbeitszeit, Summen, Urlaubs- und Krankheitstage. Dieser Arbeitszeitnachweis ist projektunabhängig — Werkstatt, Lager, Fahrt und Büro sind enthalten. Als PDF mit Unterschriftsfeldern für Arbeitnehmer und Arbeitgeber erfüllt er die Nachweispflicht; als CSV geht er ohne Abtippen ins Lohnprogramm oder zum Steuerberater. Zuschläge für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit sollten aus hinterlegten Lohnarten berechnet und mit ausgegeben werden.

So ist es in RFplan gelöst

Die Stempeluhr in RFplan ist ein eigener Reiter unter Zeiten: ein Knopf für Kommen und Gehen mit laufender Anwesenheitsdauer, Stempeln in der iOS-App, per QR-Code, per Team-Stempelung durch den Vorarbeiter oder optional per GPS-Erinnerung mit Zustimmung des Mitarbeiters. Die Pause wird automatisch nach den gesetzlichen Regeln abgezogen und ist in den Einstellungen anpassbar. Die Monatsübersicht zeigt je Tag Kommen, Gehen, Brutto, Pause und Netto und markiert offene Tage. Mitarbeiter korrigieren ihre Zeiten bis zum Einreichen selbst, danach gibt der Vorgesetzte frei oder weist mit Begründung zurück; Administratoren können jederzeit korrigieren, jede Änderung wird protokolliert. Der Arbeitszeitnachweis kommt als PDF mit Unterschriftsfeldern oder als CSV, Zuschläge und Lohnarten fließen in den DATEV-Lohn-Export. Die Projekt-Zeiterfassung mit Timer läuft parallel und bleibt unberührt — beides stört sich nicht. Details stehen auf der Seite zur Zeiterfassung.

Einführung: was sich bewährt hat

• Mit der Stempeluhr anfangen, nicht mit der Projektzeit. Kommen und Gehen versteht jeder am ersten Tag. Projektbuchungen kommen dazu, wenn der Rhythmus sitzt.
• Regeln vorher aufschreiben. Pausenabzug, Umgang mit Fahrten, wer korrigieren darf — als kurze Betriebsanweisung, bevor die ersten Stempel kommen. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig.
• Den ersten Monat gemeinsam abschließen. Einreichen und Freigeben einmal mit allen durchspielen, dann läuft es.

Für Elektrobetriebe gilt zusätzlich, dass die Stempeluhr nur ein Teil der Zeiterfassung ist: Projektzeiten, Zuschläge, Überstunden und der Export für den Steuerberater gehören dazu — und die Zeit, die auf Kabelliste, Prüfung oder Kundendienst gebucht wird, ist am Ende die Basis der Rechnung. Wie das in einem System zusammenhängt, beschreibt die Seite Software für Elektriker. RFplan ist ein Paket mit allen Modulen, ab 39 € pro Monat plus 9 € je weiterem Mitarbeiter, monatlich kündbar (Preise). Wer die Stempeluhr mit dem eigenen Team ausprobieren will, kann 30 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick zum Stand September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Betriebs wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt, Ihren Arbeitgeberverband oder die Innung.