Software für Elektriker: Kabelliste, E-Check, Zeiterfassung und Rechnungen in einem System

Für die Anlagenprüfung gibt es in RFplan das Modul E-Check. Ein Protokoll erfasst das Objekt (Adresse, Nutzung als Wohnung, Gewerbe oder Industrie, Eigentümer, Baujahr), das Prüfdatum, den Prüfer mit Qualifikation und die Messwerte, die bei einer Wiederholungsprüfung ortsfester Anlagen anfallen: RCD-Auslösestrom in mA und Auslösezeit in ms, Isolationswiderstand in MΩ, Schleifenimpedanz in Ω. Dazu kommt das Gesamtergebnis (bestanden, mit Mängeln, nicht bestanden), eine Mängelbeschreibung und Empfehlungen an den Betreiber. Das fertige Prüfprotokoll geht als PDF an den Kunden und bleibt am Objekt archiviert.

Die zweite Ebene ist das Modul Prüffristen. Jedes Prüfobjekt — eine Verteilung beim Kunden, der eigene Maschinenpark, eine Liegenschaft mit mehreren Anlagen — bekommt eine Prüfart und ein Intervall. Hinterlegt sind die üblichen Richtwerte: DGUV Vorschrift 3 für ortsveränderliche Geräte (12 Monate) und ortsfeste Anlagen (48 Monate), VDE 0105-100, RCD-Prüfung, E-Check, Blitzschutz und Sicherheitsbeleuchtung. Die Intervalle sind Vorschläge und pro Objekt änderbar, denn die tatsächliche Frist ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Eine Ampel zeigt, was überfällig ist, was in den nächsten 30 Tagen ansteht und was Zeit hat. 30, 7 und 0 Tage vor Fälligkeit verschickt RFplan eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen, überfällige Objekte werden montags erneut gemeldet.

Wird eine Prüfung erfasst, wandert das Ergebnis mit Datum, Prüfer, Geräteanzahl und festgestellten Mängeln in die Historie, und die nächste Fälligkeit wird automatisch aus dem Intervall berechnet. Aus einer Prüfung wird so verlässlich der nächste Auftrag. Eine ehrliche Einschränkung: Die Einzelmesswerte ortsveränderlicher Geräte nach VDE 0701-0702 bleiben in Ihrem Prüfgerät und dessen Software. RFplan ersetzt das Prüfgerät nicht, sondern führt Fristen, Historie, Anlagenprotokolle und die Rechnung an einem Ort zusammen.

Vom Angebot bis zur Schlussrechnung bleibt alles in einer Kette: Angebot schreiben, nach Auftragserteilung in einen Auftrag und später mit einem Klick in eine Rechnung überführen, bei größeren Projekten mit Abschlags- und Teilrechnungen. Positionen kommen aus dem Artikelstamm, aus der Kabelliste oder aus einem Aufmaßblatt. Für Ausschreibungen liest RFplan GAEB-Leistungsverzeichnisse (X81/X83) ein und exportiert das Angebot als X84.

Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für den Empfang verpflichtend, die Versandpflicht kommt stufenweise bis 2028. RFplan erzeugt Rechnungen als XRechnung (UBL 2.1) und als ZUGFeRD-PDF und liest eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten ein. Das Mahnwesen arbeitet in drei Stufen mit PDF-Ausgabe, offene Posten und überfällige Rechnungen erscheinen im Cockpit. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Buchungsstapel und einen CSV-Export, alternativ die Übergabe an lexoffice.

Wiederkehrende Leistungen — Wartung von Anlagen, jährliche RCD-Prüfungen, Betreuung von Liegenschaften — laufen über Wartungsverträge mit hinterlegten Intervallen und automatischer Abrechnung. Zusammen mit den Prüffristen entsteht daraus ein planbarer Umsatzsockel, der nicht davon abhängt, ob jemand im Büro an den Kunden denkt.

Nicht jeder im Betrieb soll alles sehen. Der Azubi braucht die Zeiterfassung und die Mängelliste, aber keine Stundensätze; der Bauleiter braucht Projekte, Berichte und Freigaben, aber nicht die Rechnungen; das Büro braucht die Rechnungen, aber nicht den Verteilerplaner. Im Rollen-Center unter Team → Rollen legen Sie dafür eigene Rollen an. Eine Matrix zeigt für jede Rolle und jedes freigeschaltete Modul, ob sie sehen, anlegen, bearbeiten, löschen und exportieren darf.

Mitgelieferte System-Rollen wie Bauleiter, Büro, Monteur oder Praktikant lassen sich als Kopie übernehmen und anpassen. Mitarbeiter werden einer Rolle zugewiesen; ändert sich die Rolle, gilt die Änderung sofort für alle zugewiesenen Personen. Individuelle Ausnahmen pro Mitarbeiter bleiben möglich und haben Vorrang. Wer für ein Modul kein Leserecht hat, sieht es weder in der Seitenleiste noch in der App, erreicht es nicht per Direktlink, und auch die Schnittstelle liefert keine Daten. Ein Aussperr-Schutz sorgt dafür, dass das Dashboard immer erreichbar bleibt und Administratoren Team und Einstellungen nicht selbst verlieren können.